هنگامی كه می خواهید یك موضوع را در جلسه ای (با هر تعداد شركت‌كننده) توضیح دهید، و یا گزارشی از فعالیتهای انجام شده در یك پروژه را ارائه كنید و یا حتی در یك جمع دوستانه صحبت كنید مطمئنا كار سختی خواهید داشت تصور كنید چندین جفت چشم كوچكترین حركات شما را زیرنظر دارند و چندین جفت گوش حرف به حرف شما را می شنوند و براساس این دیده ها و شنیده ها درمورد شما و مطالبی كه ارائه می كنید قضاوت می كنند، ازسوی دیگر شما ملزم به اقناع آنها و یا دفاع از عملكردتان و یا حتی اثبات خودتان هستید در هر جایگاهی كه قرار دارید فرقی نمی كند، شما در موقعیت خطیری قرار گرفته اید.

 

پس سعی كنید بهترین باشید، دو اصل بسیار مهم را فراموش نكنید اول تسلط كامل به مطالبی كه می خواهید ارائه دهید و دوم حفظ خونسردی و آرامش. شما با رعایت این دو اصل و توجه به نكاتی كه درپی خواهدآمد علاوه بر یك ارائه خوب، یك جلسه زیبا را برگزار می كنید.

1) مخاطبان را شناسایی كنید.
 اگر شما سطح علمی، فرهنگی و حتی شخصیتی مخاطبان را بدانید، ارتباط بهتری با آنان برقرار می كنید و آنچه را كه آنها دوست دارند یا می خواهند بشنوند ارائه می دهید و این یعنی اثرگذاری بهتر و بیشتر.

 2) یك پیام مشخص داشته باشید.
 قبل از اینكه كار تهیه مطالب خود را شروع كنید، پیام كلیدی خود را مشخص كنید. درواقع پیام شما باید بتواند مخاطبان را به یك راه مشخص رهنمون و امكان تفكر درمورد راههای دیگر را فراهم سازد.

 3) برای هر تصویر متن كوتاهی آماده كنید.
 در تصویر (متن یا عكس) كه پخش می شود. خلاصه ای از موضوع آن باید ارائه شود. این خلاصه می تواند شفاهی باشد یا به صورت زیرنویس ارائه شود. این باعث خواهدشد تا در وقت صرفه جویی شود.

 4) مطالب و مفاهیم خاص را برجسته كنید.
 مطالبی را كه توضیح آنها برای «پذیرش» مخاطب «اهمیت» بیشتری دارد را مشخص كنید.

5 ) قبل از جلسه، تمرین كنید.

6) ساختار اثربخشی برای ارائه طراحی كنید.
 طرح «مسئله» و «حل» آن بهترین روش برای ارائه قدرتمند یك مطلب است. اول «مسئله» را بیان كنید بعد «راه‌حل» را ارائه دهید و آن را با یك مثال توضیح دهید.

 7) «همه تیزهوش نیستند» را فراموش نكنید.
 مه مخاطبان شما افراد تیزهوش نیستند. پس سعی كنید مطالب را خیلی ساده و غیرپیچیده ارائه كنید، در هر ساعت صحبت كردن ۳ الی ۴ نكته را شرح دهید.

 8) محكم و خوب شروع كنید.
 یك شروع خوب، موفقیت را تضمین می كند. از روشهای مختلف استفاده كنید گاهی یك حكایت یا قصه یا یك خاطره و در بعضی مواقع پرداختن به اصل مطلب می‌تواند شروع خوبی باشد.

 9) از نمودار و چارت استفاده كنید.
 بسیاری از مخاطبان شما نمی توانند همزمان با شما اعداد و آمار ارائه شده را تجزیه و تحلیل كنند. نمودار كمك می‌كند تا سریعتر به موضوع دست پیدا كنند و با شما همراه شوند.

 1۰) پایانی با شكوه داشته باشید.
 بسیاری از مخاطبان آخرین مطلبی را كه شما می گویید به خاطر می سپارند مطمئن شوید كه آخرین مطالبی كه می‌گویید همانهایی هستند كه می خواهید مخاطبان به آن بیشتر توجه كنند.

 11) بر نكات مهم تسلط داشته باشید.
 اگر شما نكات مهم را بدانید راحت‌تر می توانید مخاطبان را قانع كنید و علاوه بر آن با آرامش و بدون استرس خواهیدبود.

 1۲) خوب تنفس كنید.

 1۳) از چشمانتان استفاده كنید.
 حتما از چشمانتان برای برقراری ارتباط با مخاطب استفاده كنید با این كار مخاطبان احساس بهتری خواهند داشت و شما می توانید تاثیر صحبتهایتان را ببینید.

 1۴) تجهیزات مناسب را آماده كنید.
 در جلسه ای، نیازمند تمهیدات خاصی است. تجهیزات موردنیاز (نه كم و نه زیاد) از قبیل دستگاه نمایش، وایت‌برد، كامپیوتر و... را آماده كنید.

 1۵) تجهیزات را امتحان كنید.
 قبل از شروع جلسه تجهیزاتی را كه قرار است استفاده كنید یكبار امتحان كنید خرابی و یا عدم كارایی مناسب هركدام از دستگاهها (حتی یك ماژیك وایت برد) می تواند تاثیر بسیار منفی بر مطالب شما داشته باشد.

 1۶) بدانید كه شما مركز توجه هستید.
 قبل از شروع جلسه فقط صدای شما شنیده می شود هر حركت شما تاثیر مستقیم بر مخاطب داشته و می تواند جلسه شما را زیباتر یا زشت‌تر نماید. با تمام وجود عمل كنید.

 1۷) «لبخند» را فراموش نكنید.

 1۸) هنگام ارائه خودتان باشید.
 سعی نكنید از حركات مصنوعی استفاده كنید اقدامات تصنعی كاملا دیده می شوند، خودتان باشید و بگذارید زبان بدن شما طبیعی باشد.

 1۹) سعی كنید از روی نوشته نخوانید.
 واندن مطلب از روی نوشته باعث می شود كه ارتباط شما با مخاطبان دچار خدشه گردد، دستانتان نیز از اثرگذاری باز می ماند، می توانید از یادداشتهای روی چارت یا تصویر استفاده كنید.

 2۰) مخاطبان را درگیر بحث كنید.
همیشه می توانید مخاطبان را وارد بحث كنید. از آنها سوال كنید و جواب بخواهید اما اصرار نكنید، شما می‌توانید از سایر روشها نیز برای مشاركت بیشتر و همراهی آنها استفاده كنید. (نوشتن پای تخته، قرائت یك متن یا...)

 2۱) از شوخی كردن نترسید.
 ما می توانید با استفاده از مزاحهای كوچك محیط را جذاب‌تر كنید.

 2۲) خودتان را جای مخاطب بگذارید.
 اگر شما به جای مخاطب نشسته بودید، چه حالی داشتید، آیا گرمای اتاق، نور محیط، و... مناسب است. شما باید به آنها اهمیت ویژه بدهید تا شما را باور كنند.

 2۳) از كارتان بازخورد داشته باشید.
 شما درهر حالی می توانید بازخورد بگیرید، شفاهی یا كتبی، در انتهای جلسه از پرسشنامه‌های ساده استفاده كنید تا بتوانید در آینده كارتان را بهبود بخشید.