چگونه دفتر برنامه ریزی درست کنیم؟

چگونه دفتر برنامه ریزی درست کنیم؟

 

طراحی و درست‌کردن دفتر برنامه‌ریزی امکان تعیین یک ساختار مشخص برای برنامه‌ها را در اختیارتان قرار می‌دهد. با این دفتر، که به نام پلنر هم شناخته می‌شود، بهتر می‌توانید زمان و برنامه‌هایتان را مدیریت کنید.

 

شاید در ذهن به طور دقیق بدانید که چه کارهایی باید انجام دهید. با این حال امکان دارد حواستان پرت شود و نکته‌ای را از یاد ببرید. با داشتن یک دفتر برنامه‌ریزی می‌توانید راحت‌تر برنامه‌ریزی کرده و به سازمان‌دهی فعالیت‌هایتان بپردازید.

 

انواع پلنر با جلدهای متفاوت و جذاب در بازار لوازم تحریر موجود است اما اگر سلیقه خاصی دارید، باید بدانید که سفارشی‌سازی و ساخت دفتر برنامه‌ریزی بسیار ساده است.

 

داشتن پلنر شخصی‌سازی‌شده می‌تواند نشانگر سبک شخصی شما باشد و استمرار و سخت‌کوشی‌تان را در انجام وظایف و هدف‌ها منعکس کند.

 

طراحی یک پلنر شخصی کاری آسان است و شما حتی می‌توانید یک دفترچه یادداشت ساده را به یک دفتر برنامه‌ریزی حرفه‌ای تبدیل کنید.

 

در این مقاله با ما همراه باشید تا روش‌های شخصی‌سازی کردن دفتر برنامه‌ریزی را یاد بگیرید و با لذت بیشتری به مدیریت زمان، اهداف و وظایف خود بپردازید.

 

 

با دقت و حوصله برنامه کاری خود را بچینید

اولین مرحله تعیین هدف برای دفتر برنامه‌ریزی است. برای شروع طراحی دفترتان باید برنامه روزانه خود را که شامل وظایف، زمان و اهدافتان می‌شود بر اساس شاخص‌های قابل اندازه‌گیری بررسی کنید تا بتوانید میزان پیشرفت را راحت‌تر ارزیابی کنید.

 

شاید قصد داشته باشید از دفتر برنامه‌ریزی برای نوشتن برنامه تحصیلی استفاده کنید یا برنامه شغلی‌تان را در آن تعیین کنید. پیش از شروع هر کاری بهتر است به تعیین اهداف خود بر اساس زمان، اولویت‌ها و شاخص‌های ‌قابل اندازه‌گیری بپردازید.

 

بعد از آن می‌توانید یک مدل زمانی روزانه، هفتگی یا ماهانه برای برنامه خود تعیین کنید. برای پیگیری راحت‌تر و برنامه‌ریزی هدفمند هم می‌توانید از روش‌های مختلف مثل نمودار گارنت، تهیه لیست و ماتریس اولویت‌بندی و … کمک بگیرید.

 

زمان و اولویت‌بندی برای هر کاری، از مهم‌ترین مواردی است که باید انجام دهید. در شخصی‌سازی هم می‌توانید کارهای ضروری و غیرضروری را از هم جدا کنید.

 

اگر دوست داشته باشید می‌توانید از طراحی‌های پلنرهای موجود در بازار هم ایده بگیرید و طرح‌هایشان را شخصی‌سازی کنید.

 

در نوشتن برنامه‌هایتان در دفتر برنامه ریزی خود می‌توانید از فرمول SMART استفاده کنید که از حروف S از کلمه مشخص (Specific)، Mاز کلمه قابل اندازه‌گیری (Measureable)، Aاز کلمه قابل دستیابی (Attainable)، R از کلمه مرتبط (Relevant)و Tاز کلمه مبتنی بر زمان (Time-bound) ساخته شده است؛ با استفاده از این فرمول می‌توانید اهدافتان را به صورت مشخص، قابل‌ اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و زمان‌بندی شده تعیین کنید.

 

یادتان نرود که در برنامه خود همیشه زمانی را برای استراحت و تفریح قرار دهید. بین برنامه‌ریزی برای کار و زندگی شخصی تعادل داشته باشید و با این کار از سلامت ذهنی و جسمی خود اطمینان حاصل کنید.

 

 

صفحات را مطابق سلیقه خود طراحی کنید

چه طراحی‌ای را برای صفحه‌آرایی پلنر خود در نظر دارید؟ یک دفتر مشق ساده بردارید و با استفاده از انواع خودکارهای رنگی و … چیزی را که در ذهن دارید، روی کاغذ بیاورید. استفاده از یک دفتر ساده‌تر دستتان را برای ایجاد تغییرات باز می‌گذارد.

 

اگر هم دوست داشته باشید می‌توانید با استفاده از نرم‌افزارهای گرافیکی مثل فوتوشاپ، طرح‌های گرافیکی متنوعی را چاپ و به دفتر خود بیافزایید. با کمی ذوق هنرمندانه می‌توانید با انتخاب انواع برچسب‌های فانتزی رنگی روی صفحات، یک تم رنگی خاص داشته باشید و برای نوشتن برنامه‌هایتان یک جای زیبا درست کنید.

 

بولت ژورنال یا همان دفتر برنامه‌ریزی Bullet Journal در واقع یک دفتر چندکاره است و به عنوان دفتر یادداشت، تودولیست و دفتر برنامه‌ریزی مورداستفاده قرار می‌گیرد. امکان اضافه‌کردن دیزاین‌های مبتکرانه‌تان، حتی با استفاده از مداد ، به این دفتر هم وجود دارد.

 

سعی کنید در طراحی پلنر موردنظرتان، نهایت ذوق و سلیقه خود را به کار ببرید تا با هر بار استفاده از آن، انگیزه بیشتری برای به انجام رساندن کارها ایجاد کرده و بهره‌وری بیشتری داشته باشید. با این کار می‌توانید میزان تعهد به برنامه‌هایتان را بالاتر برده و راحت‌تر به سازمان‌دهی به کارها با دفتر برنامه‌ریزی خود بپردازید.

 

 

بازه‌های زمانی را بر اساس عادت‌های خود تعریف کنید

اگر می‌خواهید برنامه‌ریزی مفیدتری داشته باشید، باید بر اساس عادات شخصی، برای انجام کارها بازه‌های زمانی مشخصی را تعیین کنید.

 

برای این کار ابتدا باید عادت‌های زمانی و الگوهای شخصی خود را بهتر شناسایی و بررسی کنید. همچنین باید دریابید که چه زمانی از روز بهره‌وری ذهنی و جسمی بالاتری دارید و چه زمانی را باید به استراحت اختصاص دهید.

 

بر اساس تحقیقات، در ساعات مختلف روز، افراد مختلف ممکن است بازدهی متفاوتی داشته باشند. بعضی افراد ممکن است ازکار کردن در ساعات اولیه صبح لذت ببرند و بعضی هم در شیفت بعدازظهر یا شب عملکرد بهتری دارند. ساختار کلی ذهن و عادات شخصی باعث ایجاد این تفاوت در عملکرد افراد می‌شود.

 

با چک کردن میزان تمرکز و انرژی‌تان به راحتی می‌توانید عادات ذهنی خود را بشناسید و بازه‌های زمانی مختلفی را به فعالیت‌های گوناگون اختصاص دهید.

 

برای مثال اگر در طول روز عملکرد بهتری دارید، کارهای مهم‌تر را به ساعات اولیه صبح و استراحت و تفریح را به بعد از ظهر و عصر موکول کنید.

 

همانطور که قبلا اشاره شد، اختصاص دادن زمانی برای استراحت و تفریح بخش مهمی از یک برنامه‌ریزی جامع و کاربردی را تشکیل می‌دهد.

 

با وارد کردن تمام برنامه‌هایتان در دفتر برنامه‌ریزی ، اطمینان حاصل کنید که انعطاف‌پذیری کافی در بازه‌های زمانی تعیین‌شده وجود دارد. با این کار می‌توانید در واجهه با اتفاقات پیش‌بینی نشده عملکرد و عکس‌العمل بهتری داشته باشید.

 

 

از یک To Do List کمک بگیرید

استفاده از یک لیست برای نوشتن کارهایی که باید انجام شود، به عبارت دیگر نوشتن لیست کارها یا To Do List، به افزایش تمرکز روی کارها و بهبود سازمان‌دهی موارد برنامه‌ریزی‌شده کمک می‌کند.

 

با استفاده از این لیست می‌توانید از شب قبل، لیست کارهای کارهای مهم را به ترتیب اولویت بنویسید و آن‌ها را مدیریت کنید.

 

نوشتن یک To Do List به صورت روزانه به لیست کارها نظم بیشتری می‌بخشد و انجامشان در طول روز را آسان‌تر می‌کند. از مزایای دیگر To Do List می‌توان به کمک به مدیریت بهتر زمان برای انجام کارهای ضروری اشاره کرد.

 

استفاده از To Do List به شما این امکان را می‌دهد که کارهای بزرگ‌تر و پیچیده‌تر را به وظایف کوچک‌تر و قابل انجام تقسیم و اهدافی را که دور از دسترس به نظر می‌رسند، به کارهایی قابل دستیابی تبدیل کنید.

 

تیک‌زدن کارهای انجام‌شده همچنین به شما احساس بهتری می‌دهد و راحت‌تر می‌توانید روند پیشرفت خود را بررسی و تغییرات لازم را برای افزایش بهره‌وری اعمال کنید.

 

شماره صفحات را اضافه کنید

حتما برای شما هم پیش آمده که بخواهید برنامه‌هایتان را در یک روز خاص به خاطر داشته باشید. شاید بخواهید با استفاده از نشانگر کتاب ، آن روز خاص را نشانه‌گذاری کرده و فراموشش نکنید.

 

یک راه دیگر برای راحت‌تر پیدا کردن صفحات، می‌تواند اضافه کردن شماره صفحات به پلنرتان باشد. با این کار می‌توانید به اطلاعات و برنامه‌ریزی‌های همه روزها دسترسی سریع‌تری داشته باشید.

 

فقط لازم است برای هر صفحه یک شماره تعیین کرده و آن را در قسمت پانویس بنویسید. قسمت پانویس را هم می‌توانید با سلیقه خود طراحی و تزئین کنید.

 

یک جلد زیبا انتخاب کنید

جلد دفتر برنامه‌ریزی شما، می‌تواند باعث افزایش انگیزه برای برنامه‌ریزی و انجام کارها شود. انتخاب جلد دلخواهتان می‌تواند ذهنیت شما را نسبت به دفترتان و در نتیجه برنامه‌ریزی به طور کلی مثبت‌تر کند. پس سعی کنید در انتخاب آن فقط و فقط سلیقه شخصی‌تان را در نظر بگیرید.

 

در واقع جلد دفتر پلنر یکی از مهم‌ترین جنبه‌های زیبایی آن است و بهتر است در انتخاب آن دقت کافی به کار ببرید تا با دیدن آن به شما استرسی وارد نشود و بتوانید از نوشتن در دفتر خود لذت ببرید.

 

 

از ثبت احوالات شخصی هر روز غافل نشوید

بهتر است بخشی از صفحات دفتر برنامه‌ریزی خود را به نوشتن حس و حال روزانه اختصاص دهید. برای اینکار کافی است به سادگی خودکار به دست بگیرید و احساسات هرروزتان را در دفتر خود بنویسید.

 

این کار استرستان را کم و با خالی‌کردن ذهن، تمرکزتان را افزایش می‌دهد. با ارزیابی خلق و خویتان در طول یک ماه می‌توانید با چالش‌ها و الگوهای ذهنی مثبت و منفی خود آشنا شده و با ایجاد تغییرات لازم، تاثیرات آن را بر رسیدن به اهداف خود مدیریت کنید.

 

جمع بندی

داشتن یک پلنر یا همان دفتر برنامه‌ریزی می‌تواند تهیه لیست از برنامه‌ها و کارهای روزمره را راحت‌تر کند. با همراه داشتن دفتر برنامه‌ریزی خود می‌توانید روند پیشروی اهداف و برنامه‌ها را به طور مرتب سازمان‌دهی، بررسی و مدیریت کنید.

 

دیزاین دفتر برنامه‌ریزی با سلیقه شخصی‌تان کار سختی نیست و با استفاده از ابزارهای ساده‌ای مثل مداد، پاک کن و … به راحتی می‌توانید با ذوق و سلیقه خود زیباترین پلنر را طراحی و از آن استفاده کنید.

 

در این مقاله روش شخصی‌سازی دفتر برنامه ریزی را بررسی کردیم. تا به حال دفتر برنامه‌ریزی شخصی خود را طراحی کرده‌اید؟

 

فکر می‌کنید طراحی و ساخت دفتر برنامه‌ریزی چه چالش‌هایی دارد؟ اگر در این مورد نظری دارید، لطفا در قسمت دیدگاه‌ها با ما در میان بگذارید.