ده مرحله برای مدیریت زمان

برای مدیریت زمان، قبل ازهر کاری باید دزد زمان خودتان را بشناسید
یکی از پیش شرط های موفقیت، مدیریت زمان است و یکی از پیش شرط های مدیریت زمان، این است که هر کسی دزد زمان خودش را بشناسد و آن را مدیریت کند؛ یعنی خودش، کلاهش را قاضی کند و ببیند بیش از همه، چه چیزی وقتش را تلف می کند. دزد زمان شما ممکن است تلفن باشد، یا نشستن پای تلویزیون، یا بی برنامگی مفرط برای انجام کارهای روزانه، یا استراحت بیش از حد یا هر چیزی دیگری ازاین قبیل.

 

به هرحال، اگر شما هم از آنهایی هستید که روزشان با استرس سپری می شود و همیشه کارهایشان ناتمام می ماند و هیچ روزی نیست که وقت کم نیاورند، از همین امروز برنامه تان را تغییر بدهید و با یادگیری اصول مدیریت زمان گامی به سوی موفقیت بردارید.

برای این که تغییر محسوسی در برنامه روزانه تان ایجاد شود، بهتر است اصول «مدیریت زمان را لااقل به مدت 2 تا 4 هفته تمرین کنید تا کم کم به عادت زندگی شما تبدیل شود. بعدش سراغ موارد باقی مانده بروید و همه آنها را به تدریج انجام دهید.

مرحله اول :برنامه ریزی روزانه
برنامه ریزی روزانه به شما کمک می کند تا در طول روز کارهای بیشتری را به پایان برسانید و روی زندگی خود کنترل بیشتری داشته باشید. بدین منظور فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید را تهیه کنید. مهم ترین کارها را در ردیف های بالایی بنویسید و بعد زمان مشخصی را به هر کدام اختصاص دهید. به این ترتیب زمان برای شما ارزش بیشتری پیدا می کند و کارهایتان به تأخیر نمی افتد.

مرحله دوم :اولویت بندی کارها
وقت گذاشتن برای انجام کارهایی که ضرورت ندارد یک نوع اتلاف وقت است پس اولویت بندی را فراموش نکنید و مطمئن شوید که وقت و انرژی تان را روی کار مهمی صرف می کنید که برای شما اهمیت دارد. کشف کنید کجاها وقت تان را هدر می دهید.

خیلی از ما اوقاتی را که می توانیم از آنها به طور سودمندی استفاده کنیم، به راحتی از دست می دهیم. پس باید دور و برمان را خوب جستجو کنیم و ببینیم سارقان زمان کجاها پنهان شده اند.

 

گاهی اوقات دزدان زمان ما لابه لا ی گوشی تلفن، صندوق پست الکترونیک یا شبکه گستره اینترنت پنهان شده اند و باعث می شوند ساعت های ارزشمندی از زندگی مان را در قالب صحبت های تلفنی غیرضروری، خواندن ایمیل های مختلف یا وقت گذرانی در سایت های اینترنتی به هدر دهیم. پس روی عاداتی که وقت شما را به هدر می دهد محدودیت هایی ایجاد کنید.

مرحله سوم:افزایش تمرکز
به یاد داشته باشید که تمرکز بر مدیریت زمان وقت شما را بیشتر نمی کند، بلکه عادت هایتان را تغییر می دهد. در ابتدا بهتر است میزان زمان های تلف شده خودتان را کاهش دهید تمرکزتان را بالا ببرید. به طور مثال به خودتان بگویید وقتی مشغول انجام فلان کار مهم هستم، سراغ تلفن، اینترنت یا کارهای دیگری نمی روم تا کارم تمام شود.

مرحله چهارم :مشارکت با دیگران
برای اینکه زمان را به طور مؤثری مدیریت کنید، باید اطرافیان تان را هم در انجام امور شرکت دهید و بعضی از مسوولیت ها را برعهده دیگران بگذارید. یک ضرب المثل قدیمی هم می گوید که با یک دست نمی شود چند هندوانه بلند کرد. پس خودتان یک تنه به میدان نروید. به فهرست کارهایی که باید انجام دهید نگاهی بیندازید و ازآدم ها بر اساس قابلیت های شان کمک بگیرید.

مرحله پنجم: زندگی سالم
به اندازه کافی بخوابید، رژیم غذایی سالمی داشته باشید و مرتب ورزش کنید.داشتن یک زندگی سالم تمرکز شما را افزایش می دهد و مسیرهای موفقیت بیشتری را برایتان هموار می کند. وقتی سالم باشید کارآیی شما زیاد تر می شود و در نتیجه طی یک زمان کوتاه کارهای بیشتری را به پایان می رسانید.

مرحله ششم :استراحت کافی
گاهی اوقات مشغله زیاد و کار بیش از حد، شما را خسته و فرسوده می کند و سعی و تلاش تان برای زمان بندی ناکام می ماند. پس هر وقت لازم بود از کار دست بکشید و به خودتان استراحت بدهید. کمی قدم بزنید و حرکات کششی انجام دهید. اگر کارمندهستید چند روز به مرخصی بروید تا انرژی شما دوباره احیا شود و فعالیت های روزانه تان را با انرژی بیشتری از سر بگیرید.

مرحله هفتم: ثبت فعالیت های یک روز
یک دفترچه شبیه دفترچه خاطرات روزانه داشته باشید و برای چند روز هرکاری که انجام می دهید یادداشت کنید تا ببینید وقت شما چه طور می گذرد. درباره خودتان صادقانه قضاوت کنید و به دنبال زمان هایی باشید که می توانید از آنها معقولانه تر استفاده کنید.

مرحله هشتم :منتظرنمانید
برای خیلی از ما پیش آمده که ساعت ها پشت در اتاق های انتظار پزشکان معطل شده ایم یا برای یک قرار ملاقات ساده ساعت ها انتظار کشیده ایم . غیرممکن است که از این انتظارها خلاص شویم ولی نیاز نیست که یک گوشه بنشینیم و با انگشتان دست مان بازی کنیم.

 

بهتر است چنین شرایطی رااز قبل پیش بینی کنیم و یک کتاب کوچک یا بخشی از یک گزارش کاری خوانده نشده را همراه خودمان داشته باشیم یا حداقل روی یک کاغذ کوچک درباره کارهای باقی مانده تا پایان روز و برنامه ریزی برای روز بعد نکاتی را یادداشت کنیم.

مرحله نهم :گاهی بگویید: نه!
کارهای غیرضروری و اضافی را قبول نکنید. اگر فردی از شما کاری خواسته که برنامه زمانی تان را کاملاً برهم می ریزد مؤدبانه عذر خواهی کنید و به سادگی نه بگویید.

مرحله دهم: تقسیم کار بزرگ
کارهای بزرگ را قسمت بندی کنید. برای انجام هر بخشی از کار، زمان ویژه ای را در نظر بگیرید و کاری بزرگ و وقت گیررا یکجا انجام ندهید. این طوری کارایی شما بیشتر می شود.